KI im HR: Unterstützung im Onboarding-Prozess

KI im HR: Onboarding leicht gemacht.

Wie kann künstliche Intelligenz (KI) den Onboarding-Prozess für neue Mitarbeiter verbessern und das gesamte Unternehmenswissen für alle Mitarbeiter zur Verfügung stellen?

Problemsituation:

Künstliche Intelligenz (KI) soll Mitarbeiter unterstützen, nicht ersetzen.

Oft suchen wir lange nach Infos, die irgendwo in Dokumenten, Systemen oder E-Mails versteckt sind. Das kostet Zeit und Nerven. Besonders für neue Kollegen:innen ist es schwer, sich einzuarbeiten bei dem oft bestehenden Informationsüberfluss. Zusätzlich ist es auch für bestehende Mitarbeiter:innen wichtig auf eine zentrale Wissensdatenbank zugreifen zu können.

Ausgangssituation:

Stellen Sie sich vor, Sie könnten auf einen digitalen Mitarbeiter zugreifen, der alle Daten und Prozesse Ihres Unternehmens kennt. Als würden Sie einen Kollegen fragen, der seit Gründung Ihres Unternehmens dabei ist und alle Prozesse und Informationen auswendig beherrscht. Genau das ermöglicht uns nun künstliche Intelligenz. So wird es leichter, wichtige Infos schnell zu finden, Prozesse zu optimieren und das Onboarding zu vereinfachen - jeder kann somit effizienter arbeiten.

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Eine Studie von McKinsey ergab, dass Mitarbeiter täglich etwa 1,8 Stunden bzw. wöchentlich durchschnittlich 9,3 Stunden (ca. 20%) damit verbringen, Informationen zu suchen und zu sammeln. Dies bedeutet, dass von fünf eingestellten Mitarbeitern effektiv nur vier ihrer Arbeit nachgehen!

Wie kann KI dazu beitragen, dass Mitarbeiter weniger Zeit mit der Suche von Unternehmensinternen Informationen verschwenden?

Praktische Einsatzgebiete von KI im HR (Onboarding) – 100% DSGVO Konform ‍

Onboarding: Stellen Sie sich einen neuen Mitarbeiter am dritten Tag in Ihrem Unternehmen vor. Informationsüberfluss, Überforderung und die zuständige Person hat keine Zeit. Ein Moment, der nicht eintreten sollte, aber oft Realität ist. Der neue Mitarbeiter hat dank KI die Möglichkeit direkt mit den eigenen Unternehmensdaten zu kommunizieren, um so Prozesse besser zu verstehen, und neue Dinge zu erlernen. Hierbei können zum Beispiel folgende Fragen an den "KI-Mitarbeiter" gestellt werden:

• “Welche Dienstleistungen bietet mein Unternehmen an”?
• “Wie funktioniert der Prozess, wenn ich mir einen Mietwagen des Unternehmens ausleihen möchte”?  
• “Welche Zielgruppen haben wir im B2B-Bereich"?
• “Wer ist für Presseaussendungen zuständig”?  
• "Erkläre mir, wie der Prozess der Stahlerzeugung funktioniert”?

Weitere potenzielle Anwendungsmöglichkeiten des KI-Mitarbeiters im Onboarding-Prozess:  

Ihr digitaler Mitarbeiter (KI) der alles weiß:

‍Eine KI, die Ihre gesamte Unternehmens- & Wissensdatenbank kennt, auf die sie jede Sekunde zurückgreifen können.  

• Fragen nach Zuständigkeiten und Aufgabenbereichen einzelner Personen
• Technische Details, DIN-Normen, Richtlinien
• Rechtliche Fragen  
• Prozessabläufe etc. ‍

Strategische und operative Unterstützung:

Lassen Sie sich von Ihrem digitalen Mitarbeiter helfen.  

• Projektzusammenfassungen von Kunden (auch bspw. nach der Urlaubszeit: Zusammenfassung von Informationen, welche man während des Urlaubs verpasst hat).
• Strategieplanungen für den Verkauf einer neuen Dienstleistung (Zielgruppendefinition, Kundenkommunikation etc.).
• Analysen von historischen Ereignissen & Daten.
• Unterstützung bei Reportings, E-Mails, Berichterstattungen etc.  

Konkrete nächste Schritte für Erfolg durch KI:

• KI-Strategie entwickeln: Identifizieren Sie relevante Daten und Bereiche, welche für den Onboarding-Prozess besonders relevant sind (Organigramme, Prozessabläufe, Richtlinien, Dienstleistungen etc.)  
• Aufsetzen der Unternehmens-KI: Training der KI mit eigenen Unternehmensdaten für das optimale Ergebnis.  
• Feedback und Anpassung: Sammeln Sie regelmäßig Feedback von Mitarbeitern und Kunden, um die KI-Anwendungen kontinuierlich zu verbessern.

Fazit:

Durch den Einsatz von KI im Onboarding und Wissensmanagement können Unternehmen nicht nur Zeit und Ressourcen sparen, sondern auch die Arbeitszufriedenheit steigern. Onboarding Prozesse werden somit schneller, qualitativ hochwertiger und zufriedenstellender durchgeführt, was zugleich zur Bindung der Mitarbeiter*innen führt.

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